Zeitliche Planung - heiraten im Ausland

Die zeitliche Planung einer Auslandshochzeit variiert stark, je nachdem ob ihr im Ausland standesamtlich / kirchlich heiraten wollt oder dort eine Freie Trauung mit Eheversprechen abhalten möchtet.  Das Wichtigste im zeitlichen Ablauf bei einer standesamtlichen Trauung im Ausland: Informiert euch vorab über die Regelungen im Zielland. Meist findet ihr hier sehr gute Informationen auf den Seiten der jeweiligen Regierungen oder Ämter der Städte in denen Ihr eure Ehe schließen wollt. In manchen Ländern wird die Festlegung eines Termins mehrere Monate (bis zu 6 Monate) vorher gefordert. Außerdem gehört es in einigen Ländern zu einem vorgeschriebenen Brauch eine Zeitungsannonce aufzugeben, bei welcher eure Hochzeit für die Gemeinde angekündigt wird. Erst nachdem ihr einen festen Termin für eure standesamtliche / kirchliche Trauung in den Händen haltet könnt ihr mit der eigentlichen Planung eurer Hochzeit beginnen.

Anders sieht es aus, wenn ihr ohne Gäste heiraten möchtet. In vielen Ländern ist es möglich auch relativ kurzfristig (einige Tage vorher) einen Termin zu bekommen, wenn ihr lediglich zu zweit spontan heiraten möchtet. In Italien ist dies beispielsweise auch möglich - mit den entsprechenden Dokumenten und im Idealfall mit den entsprechenden Sprachkenntnissen bekommt ihr hier innerhalb weniger Tage einen Termin auf dem Standesamt.

Ob eure standesamtliche / kirchliche Trauung im Ausland auch in Deutschland anerkannt wird - das haben wir euch in einem separaten Blog Post zusammengestellt.

Auch für die freie Trauung im Ausland gilt natürlich: Einen genauen Termin festlegen.

Der Termin, den ihr euch für eure freie Trauung im Ausland aussucht sollte mindestens 1 - 1 1/2 Jahre in der Zukunft liegen. Die Zeitspanne hängt im wesentlichen von dem Datum ab, an welchem ihr heiraten möchtet. Beliebte Termine wie bspw. 02.02.2022 oder Termine an Wochenenden sind in allen Belangen tendenziell schneller ausgebucht als Termine unter der Woche oder zu normalen Daten. Ebenso gilt - im Winter sind natürlich weniger Hochzeiten als im Sommer. Hier benötigt ihr im Normalfall auch weniger Vorlaufzeit.

Die wesentlichen Dinge für eine Auslandshochzeit, die ihr am besten mit viel Vorlaufzeit organisiert:

• Termin
• Location
• Flug / Zugfahrt o.ä.
• Hotel
• Florist / Deko
• DJ / Band
• Transport
• Styling
• Fotografen
• Caterer
• Trauredner

Wenn eure Wunschtermin mit der Location abgeklärt ist, dann kann es eigentlich losgehen. Es folgt - die detaillierte zeitliche Hochzeitsplanung.

Wir stellen euch hier gerne unsere Timeline zur Verfügung, mit welcher wir unsere eigene freie Trauung als Destination Wedding in Griechenland organisiert haben - ganz ohne Hochzeitsplaner.

Bei freier Trauung (nach der standesamtlichen Trauung in Deutschland): 

• 1 Jahr und 2 Monate vorher: Wunschtermin festlegen
• 1 Jahr und 2 Monate vorher: Location aussuchen & Termin fixieren

Die Suche nach der richtigen Location stellt viele Paare vor eine Herausforderung. Wie soll man sich dafür entscheiden an einem Ort zu heiraten an welchem man vielleicht noch nie vorher war? Viele Paare besichtigen die gewünschte Location vorher. Wir haben darauf verzichtet und dafür viel Zeit für die Recherche im Netz investiert. Zunächst müsst ihr euch im Klaren sein, welche Location in welchem Land für euch die richtige ist. (Hierzu findet ihr auch einen Blog Beitrag - Die schönsten Orte für eine Auslandshochzeit). Wir haben uns für ein Land und eine Stadt entschieden, welche für uns eine emotionale Bedeutung hatten - den Ort unserer ersten gemeinsamen Reise. Hier haben wir uns nach einem passenden Hotel und einer passenden Location umgeschaut.

• mindestes 1 Jahr vorher: Save the Date Karten / Nachrichten versenden
• 10-12 Monate vorher: Hotel für euch (und evtl. Familie) buchen / Reservieren 
• 10-12 Monate vorher: Evtl. Trauzeugen festlegen
• 10-12 Monate vorher: Brautkleid / Anzug aussuchen
• 10-12 Monate vorher: Caterer aussuchen und buchen

Aus Erfahrung können wir euch berichten, dass es vieles vereinfacht, wenn euer ausgewähltes Hotel eine Location sowie das Catering über gewisse 'Pakete' die ihr buchen könnt zur Verfügung stellen kann. Zu unserem Hotel gehörte eine schöne alte Agrotourismus Farm. Hier haben wir letztendlich die Zeremonie abgehalten und konnten auch direkt unser Menü festlegen und unser Getränkepaket auswählen für die anschließende Feier. Dieses Konzept bieten heute viele Hotels / Locations an.

• 8-10 Monate vorher: Fotografen aussuchen und buchen

Unsere lieben Fotografen aus Deutschland haben 'freiwillig' die Reise nach Kreta auf sich genommen, da sie die Möglichkeit nutzen wollten, einmal eine Hochzeit im Ausland zu shooten. Wir mussten also nur die gebuchten fotografischen Leistungen bezahlen, nicht aber An-/Abreise oder Logis. Diesbezüglich war das definitiv ein Glücksfall. Deshalb der Tipp: Fragen kostet nichts - vielleicht würden sich die von euch gewünschten Fotografen auch über diese Möglichkeit freuen. 

• 8-10 Monate vorher:  Florist/in aussuchen und buchen
• 8-10 Monate vorher: DJ / Band aussuchen und buchen

Ebenfalls gilt: Recherche ist Gold. Wir haben beispielsweise viele Blog Beiträge von verschiedenen Dienstleistern am Wunschort gelesen. So haben wir verschiedene Dienstleister gefunden, deren arbeiten uns auf den Bildern sehr gut gefallen haben. Meist sind die Dienstleister in den Beiträgen verlinkt. Diese haben wir dann wiederum im Netz sowie in den sozialen Medien gesucht, Bewertungen gelesen und letztendlich Kontakt aufgenommen. Wir können von dieser Methode nur Gutes berichten!

• ca. 8-9 Monate vorher: Einladungen verschicken
• ca. 6-8 Monate vorher: Styling Dienstleister aussuchen und buchen
• ca. 6 -8 Monate vorher: Trauredner / evtl. Sänger aussuchen und buchen
• ca. 6-8 Monate vorher: Transport für Trauung/Party organisieren

Auch meine tollen Stylisten (Make-Up und Haare) habe ich über Blogbeiträge und soziale Medien gefunden und gebucht. Wichtig ist, dass diese am Tag eurer Hochzeit zu euch ins Hotel kommen und ihr nicht irgendwo hin fahren müsst. Je nach Lage der Location empfehlen wir euch dringend einen festen Transport für alle Gäste zu buchen. Wir hatten einen Bus gemietet, der alle Gäste an unserem Hotel zu einer bestimmten Uhrzeit abholt und am Ende der Feier auch alle Gäste wieder dorthin zurück bringt. Gerade im Ausland ist das für viele Gäste eine erhebliche Erleichterung.

• ca. 6-7 Monate vorher: Nach Rücklauf der Einladungen vorläufige Personenzahl mit der Location / Caterer abklären
• ca. 4  Monate vorher: Deko/Equipment aussuchen und organisieren, die ihr an die Location vorab schicken möchtet

Wir haben für unsere Hochzeit bspw. zwei große Kartons vorab zur Location geschickt. Die Kartons waren gepackt mit eigener Deko, einem Holzschild für den Eingang zur Location, Spielen, Utensilien für den Fotobooth etc.. Diese Dinge solltet ihr falls gewünscht rechtzeitig organisieren und den Versand planen, da ein Versand ins Ausland natürlich immer Risiken bergen kann. Lange Transportwege, Streiks, Zollvorgaben etc. können unter Umständen die Anlieferung verzögern.

• ca. 2-3 Monate vorher: Drucksachen in Auftrag geben (Menükarten, Platzkarten, Musikwunsch-Karten etc.)
• ca. 2-3 Monate vorher: Gastgeschenke und evtl. Willkommensgeschenke besorgen für Gäste im selben Hotel, Geschenke für Trauzeugen, Eltern etc. besorgen
• ca. 1 Monat vorher: Genauen Ablauf mit der Location und den Dienstleistern nochmals fixieren 
• ca. 1 Monat vorher: Blumenbestellung mit Florist fixieren, Liederliste mit DJ/Band final besprechen

Wir würden euch dazu raten, euch ca. 4 Wochen vor eurer geplanten Trauung nochmals alle gebuchten Leistungen schriftlich bestätigen zu lassen. In manchen Ländern ist so ein schriftlicher Nachweis über Leistungsort, Datum, vereinbarten Preis etc. durchaus hilfreich!

• ca. 2 Wochen vorher: Eventuelle Reservierungen vornehmen in Restaurants für die Tage vor und nach der Trauung

Unsere Gäste sind alle bereits vorab angereist und fast alle sind 4-5 Tage geblieben. Dementsprechend mussten wir in den Tagen vor und nach der Hochzeit Tische in Restaurants reservieren. Solltet ihr auch Gäste haben, die bereits vor der Trauung oder nach der Trauung vor Ort sind, dann würden wir euch auch dazu raten. Das war eine tolle Möglichkeit, um alle Gäste bereits vor der Trauung miteinander bekannt zu machen. So war die Stimmung am Tag der Hochzeit sehr ausgelassen und entspannt, weil alle sich bereits kannten.

• ca. 1 Woche vor der Hochzeit: Packen und Dokumente herrichten

Alles was mit soll, packt ihr am besten bereits eine Woche vor Abreise zusammen. Warum? Ganz einfach. Es fallen einem in dieser Phase quasi täglich Dinge ein, die man noch mitnehmen möchte. Deshalb: Hochzeitsoutfits, Equipment etc. vorbereiten damit alles nachher nur noch in den Koffer gepackt werden muss.

• Am Tag vorher: Wenn möglich Location checken, schauen ob all eure Sachen heile angekommen sind.  Kommunikation an die Location wo was hingestellt werden soll am nächsten Tag.

• Ca. 1 Stunde vor der Hochzeit: Schnäpschen trinken zur Beruhigung und dann einfach nur noch genießen!

Wir wünschen eine wundervolle Hochzeit und einen unvergesslichen Tag!